Åžirketinizin Acil Durumlar için Bir Uzaktan Çalışma Planı Var mı?

GeçtiÄŸimiz hafta koronavirüs (veya Covid-19) BirleÅŸik Devletler’de nasıl, ne zaman ve nerede çalıştığımızı çok iyi etkileyebileceÄŸini gösteren uyarılarla daha ciddi bir hal aldı:

Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezi’nin (CDC) Ulusal Aşı ve Solunum Hastalıkları Merkezi direktörü Dr. Nancy Messonnier düzenlediÄŸi basın toplantısında “Günlük yaÅŸamda aksamalar olabilir; okullar kapatılabilir, büyük kapsamlı etkinlikler askıya alınabilir ve iÅŸletmeler, çalışanların uzaktan çalışmaya devam etmesini isteyebilir” dedi.

Virüsün küresel boyutta yayılması, iÅŸverenlerin beklenmedik iÅŸ yeri deÄŸiÅŸikliklerine hızlı bir ÅŸekilde yanıt vermeye hazır olup olmadıklarını gösterebilir. Ä°ÅŸ seyahatlerinin sayısı azalabilir veya seyahatler askıya alınabilir. Daha fazla çalışanın yerel “çalışma saatleri” dışında çalışması ve saat dilimleri farklılığı nedeniyle çalışmak için video konferansı kullanması gerekebilir. EÄŸer durum daha da kötüleÅŸirse birçok çalışana uzaktan çalışıp çalışamayacağı sorulabilir veya doÄŸrudan uzaktan çalışması istenebilir.

Peki organizasyonlar buna hazır mı? Muhtemelen hayır. Ancak iÅŸlerin nasıl yapılacağını gözden geçirmeye açık olanlar bile kriz sonrası sorulması kaçınılmaz olan soru için hazırlar mı?

“Bunu neden sürekli yapmıyoruz?”

Åžirketinizin bu olası aksamaya esnek bir ÅŸekilde yanıt vermesinin yanında aynı zamanda bunu, “çalışma” kavramını geniÅŸ çapta gözden geçirme fırsatı olarak kullanmak mümkün mü? Ä°ÅŸte baÅŸlamak için beÅŸ adım:

Çalışanlarınızın tamamının veya bir kısmının uzaktan çalışması gerekebileceÄŸini kabul edin.

Bir kriz durumunun olmamasını ummak, bunun için dua etmek veya bunu basitçe görmezden gelmek bir strateji deÄŸildir. Karantina arttığında herkese bir laptop saÄŸlayıp "Gidin baÅŸka bir yerde çalışın" demek de iyi bir strateji deÄŸildir. Ä°ÅŸlevsel kalmanın tek yolunun mümkün olduÄŸunca çok sayıda çalışanın uzaktan çalışmasıymış gibi hazırlanın. Farklı senaryolar planlamaya baÅŸlamak ve iÅŸlerin nasıl yürütüleceÄŸini belirlemek için iÅŸ kolu liderleri, biliÅŸim teknolojileri, insan kaynakları, iletiÅŸim ve hizmet araçlarını içeren fonksiyonlar arası bir ekibi bir araya getirin ve koÅŸullara hızlı bir ÅŸekilde cevap verin.

Etkilenebilecek iÅŸlerin ve görevlerin haritasını çıkarın.

Åžu üç ÅŸeye dikkat edin:

1) Hangi görevler iÅŸ yerinde fiziksel varlığınız olmadan kısmen de olsa yapılabilir?

2) Hangi görevler ofis dışında hiçbir ÅŸekilde yapılamaz?

3) Hangi görevlerin ofis dışında yapılabileceÄŸinden emin deÄŸilsiniz?

Uzaktan yapılamayacağını düÅŸündüÄŸünüz belirli iÅŸlerle ilgili potansiyel olarak yanlış sayılan varsayımlara meydan okuyun. Ve “emin deÄŸilim” sütunundakileri denemeye istekli olun. ÖrneÄŸin, bana yıllarca “Ä°dari asistanlar esnek bir ÅŸekilde çalışamazlar” dendi. Ve yıllardır bunun doÄŸru olmadığını kanıtlamak için idari asistan ekipleriyle çalıştım. Evet, yaptıkları bazı görevler fiziksel olarak ofiste olmayı gerektiriyor ancak bunlar için plan yapılabilir. Görevlerinin çoÄŸu geleneksel iÅŸ modelinin dışında etkili bir ÅŸekilde gerçekleÅŸebilir ve iÅŸe yarayabilir.

Mevcut IT donanımını ve yazılımını denetleyin. Araçlara eriÅŸim ve kullanımın benimsenmesi konusundaki açıkları kapatın.

Video konferans ve diÄŸer iÅŸbirliÄŸi/iletiÅŸim platformları gibi belirli uygulamaların ne ölçüde kullanışlı olduÄŸunu deÄŸerlendirin. Ä°nsanların bu platformları kullanmak zorunda kalmadan önce açıkları bulun ve çalışanlarınızın bu araçları kullanması için çeÅŸitli eÄŸitim ve uygulama fırsatları saÄŸlayın. Durumu o sırada yönetmeye çalışmak pek ideal deÄŸildir ve verimsizdir. Organizasyonun sahip olduÄŸu, kullanıcıların kullanabileceÄŸi cihazları tanımlayın. Ayrıca çalışanlarınızın kendi telefon ve laptoplarını kullanması söz konusuysa seçenekleri netleÅŸtirin. Dikkate alınacak herhangi bir veri güvenliÄŸi sorunu olup olmadığını ve bunların önceden nasıl en iyi ÅŸekilde çözülebileceÄŸini belirleyin.

Önceden bir iletiÅŸim protokolü ayarlayın.

Bu iletiÅŸim planının ana hatlarıyla belirtilmesi gerekir: Herkese nasıl ulaşılacağı (örneÄŸin tüm iletiÅŸim bilgilerinin tek bir yerde toplanması, birincil iletiÅŸim kanallarının belirlenmesi; e-posta, anlık mesajlaÅŸma ve Slack gibi), çalışanların müÅŸterilere nasıl tepkiler vereceÄŸi, ekiplerin ne zaman ve nasıl koordine edileceÄŸi ve buluÅŸulacağı.

Bu geniÅŸ çaplı deÄŸiÅŸimi gösteren performansı ölçmenin yollarını belirleyin.

Esnek çalışma dönemi sona erdikten sonra bu veriler neyin iÅŸe yaradığını, neyin yaramadığını ve nedenini derinlemesine düÅŸünmenizi mümkün kılar. Aynı zamanda kriz geçtikten sonra kaçınılmaz olan “Bunu neden sürekli hale getirmiyoruz?” sorusunu cevaplayabilmenize de olanak saÄŸlar. Esnek çalışmayı belirli açılardan kalıcı olarak sürdürmeye karar verebilirsiniz, tabii bu durumda sonuçlara dikkat etmeniz gerekiyor. ÖrneÄŸin belki de iÅŸ seyahatlerini yüzde 25 oranında azaltıp bunun yerine video konferans düzenlemeye baÅŸlayabilirsiniz. Daha sonra bu toplantıların yaklaşık yüzde 80’inin neredeyse aynı derecede etkili olduÄŸuna karar verebilirsiniz. Bu nedenle iÅŸ seyahatinde yüzde 20’lik bir düÅŸüÅŸ devam eder ancak bu sefer, organizasyonun karbon emisyonlarını azaltmak için sürdürülebilirlik stratejisinin bir parçası olarak devam ediyor olur.

Covid-19 gibi küresel çaptaki acil saÄŸlık durumları herkes için korkutucudur, kaos yaratır ve kafa karıştırıcıdır. Diyelim ki bir acil durum planı yaptınız ve hiçbir ÅŸey olmadı. Daha sonra operasyonel süreklilikte bir aksama olduÄŸunda organize olacak, kriz anlarında esnek iÅŸ planı için hazır olacaksınız. Böylesi bir kriz anının gerçekleÅŸmesi de oldukça olası görünüyor.